ANALISIS JABATAN ARSIPARIS AHLI

INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Fungsional Arsiparis Ahli Pertama

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Organisasi

a. Eselon I :

b. Eselon II : Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah

c. Eselon III :

d. Eselon IV :

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

 

5. Ikhtisar Jabatan

Melakukan kegiatan di bidang kearsipan dalam hal pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

6. Uraian Tugas.

1. Pengelolaan Arsip Dinamis:

a. Menyeleksi arsip in aktif yang akan dimusnahkan.

Tahapan :

1) Identifikasi arsip in aktif yang akan dimusnahkan

2) Memilah arsip in aktif yang akan dimusnahkan

3) Menilai arsip dengan JRA

b. Membuat daftar arsip in aktif usul musnah

Tahapan :

1) Mengidentifikasi arsip in aktif.

2) Menilai arsip in aktif usul musnah.

3) Memverifikasi berkas arsip yang akan di usulkan musnah oleh pencipta arsip baik secara lansung (tanpa JRA) maupun lansung (menggunakan JRA) sehingga menghasilkan suatu daftar arsip usul musnah.

4) Meminta persetujuan / pertimbangan pemusnahan dari Pimpinan Pencipta Arsip

c. Melaksanakan pemusnahan arsip in aktif

Tahapan :

1) Membuat tim pemusnahan arsip.

2) Menetapkan arsip yang akan dimusnahkan.

3) Menyiapkan mesin pencercah arsip.

4) Memasukan arsip yang akan dimusnahkan ke mesin pencercah arsip.

d. Menyeleksi arsip in aktif yang akan diserahkan

Tahapan :

1. Identifikasi  arsip in aktif yang akan diserahkan.

2. Menilai arsip in aktif yang akan diserahkan.

3. Memverifikaksi berkkas arsip yang akan di usulkan serah arsip statis karena memiliki nilai guna kesejarahan.

4. Meminta persetujuan / pertimbangan pimpinan tentang penyerahan arsip in aktif.

e. Melaksanakan penyerahan arsip

Tahapan :

1) Membuat daftar arsip in aktif usul serah.

2) Melaksanakan penyerahan fisik arsip.

3) Membuat berita acara serah terima arsip in aktif.

4) Menandatangani berita acara serah terima arsip in aktif.

5) Menyimpan berita acara serah terima arsip in aktif.

2. Pengelolaan arsip statis.

a. melakukan penelusuran sumber arsip pada kegiatan penyusunan guide arsip.

Tahapan :

1. menentukan tema penelusuran arsip dalam rangka penyusunan guide.

2. Melakukan penilaian terhadap arsip statis.

3. Verifikasi arsip statis yang sudah dinilai.

b. Melakukan laminasi arsip peta dan kearsitekturan.

Tahapan :

1) Identifikasi arsip peta dan kearsitekturan.

2) Menyiapkan perlengkapan laminasi arsip peta.

3) Mengukur dan mencocokan ukuran laminasi dengan arsip peta dan kearsitekturan.

4) Melaminasi arsip peta dan kearsitekturan.

c. Melakukan penelusuran arsip sesuai tema dalam rangka pameran arsip tektual dan virtual.

Tahapan :

1) Identifikasi tema pameran.

2) Mengumpulkan informasi yang terkait dengan tema pameran.

3) Melakukan penelusuran arsip statis untuk display pameran.

d. Melakukan pemindaian dan pengolahan hasil pindaian dalam rangka pameran  arsip tektual dan virtual.

Tahapan :

1) Identifikasi arsip sesuai dengan tema pameran.

2) Menyiapkan alat untuk pemindaian arsip.

3) Memindaian arsip.

4) Melakukan autentikasi terhadap arsip hasil pindaian.

e. Menyusun katalog pameran.

Tahapan :

1) Menentukan tema pameran.

2) Membuat konsep atau outline katalog pameran.

3) Melakukan peninjauan ulang terhadap tema dan konten pameran.

4) Merumuskan konsep  katalog menjadi katalog.

f. Memberikan layanan jasa penelusuran arsip statis.

Tahapan :

1) Pengenalan sumber / khazanah arsip statis dengan memberi layanan konsultasi tentang sumber – sumber khazanah arsip yang ada di Lembaga Kearsipan.

2) Layanan jasa penelusuran arsip dengan memberikan bantuan jasa penelusuran dengan menyajikan arsip statis di lembaga kearsipan.

3) Layanan penyajian informasi kearsipan dengan memberikan jasa informasi terhadap pengguna dengan memanfaatkan khazanah arsip di Lembaga Kearsipan.

3. Melakukan pembinaan kearsipan.

a. Melakukan penilaian kinerja arsiparis terampil/pelaksana, arsiparis mahir/pelaksana lanjutan, arsiparis penyelia/penyelia dan arsiparis ahli pertama.

Tahapan :

1) Menentukan tugas pokok dan fungsi arsiparis.

2) Membuatkan format penilaian SKP

3) Menilai SKP dengan memperhatikan standar kualitas hasil kerja.

b. Melakukan penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka penyusunan SOP.

Tahapan :

1) Mengidentifikasi kebutuhan

2) Mengevaluasi dan menilai kebutuhan

3) Menetapkan kebutuhan

4) Mengumpulkan informasi terkait lainnya yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, keterkaitan dengan prosedur lain.

4. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban.

     Tahapan :

1) Menginvertarisir seluruh kegiatan yang telah dikerjakan.

2) Mengelompokan hasil kerja sesuai dengan jenisnya.

3) Mengonsep laporan.

5. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik secara tertulis maupun secara lisan.

Tahapan :

1) Mempelajari disposisi pimpinan.

2) Melaporkan tugas.

3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :

No	Bahan Kerja	Digunakan dalam tugas
1.	Jadwal Retensi Arsip (JRA)	Menyeleksi arsip in aktif yang akan dimusnahkan
2.	Jadwal Retensi Arsip (JRA)	Membuat daftar arssip in aktif usul musnah
3.	Jadwal Retensi Arsip (JRA)	Melaksanakan pemusnahan arsip in  aktif.
4.	Jadwal Retensi Arsip (JRA)	Menyeleksi arsip in aktif yang akan diserahkan.
5.	Peraturan	Melaksanakan Penyerahan Arsip.
6.	Peraturan	Dalam penelusuran sumber arsip pada kegiatan penyusunan guide arsip
7.	Peraturan	Melakukan laminasi arsip peta dan kearsitekturan.
8.	Peraturan	Melakukan penelusuran arsip sesuai dengan tema dalam rangka pameran tektual dan virtual
9.	Peraturan	Melakukan pemindaian dan pengolahan hasil pindaian dalam rangka pameran arsip tektual dan virtual.
10.	Peraturan	Menyusun katalog pameran
11.	Peraturan	Memberikan layanan jasa penelusuran arsip statis.
12.	Peraturan	Melakukan penilaian kinerja arsiparis terampil / pelaksana, arsiparis mahir/pelaksana lanjutan, arsiparis penyelia/penyelia dan arsiparis ahli pertama.
13.	Peraturan	Melakukan penelusuran refennsi dan pencarian data dalam rangka penyusunan SOP.
14.	Hasil pelaksanaan kegiatan	Pembuatan laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.
15.	Disposisi Pimpinan	Pelaksanaan tugas kedinasan lain

8. Perangkat/Alat Kerja :

No	Alat  Kerja	Digunakan dalam tugas
1.	Standar Operasional Prosedur	Menyeleksi arsip in aktif yang akan dimusnahkan
2.	Standar Operasional Prosedur	Membuat daftar arsip in aktif usul musnah
3.	Standar Operasional Prosedur	Melaksanakan pemusnahan arsip in  aktif.
4.	Standar Operasional Prosedur	Menyeleksi arsip in aktif yang akan diserahkan.
5.	Standar Operasional Prosedur	Melaksanakan Penyerahan Arsip.
6.	Standar Operasional Prosedur	Dalam penelusuran sumber arsip pada kegiatan penyusunan guide arsip
7.	Standar Operasional Prosedur	Melakukan laminasi arsip peta dan kearsitekturan.
8.	Standar Operasional Prosedur	Melakukan penelusuran arsip sesuai dengan tema dalam rangka pameran tektual dan virtual
9.	Standar Operasional Prosedur	Melakukan pemindaian dan pengolahan hasil pindaian dalam rangka pameran arsip tektual dan virtual.
10.	Standar Operasional Prosedur	Menyusun katalog pameran
11.	Standar Operasional Prosedur	Memberikan layanan jasa penelusuran arsip statis.
12.	Standar Kualitas Hasil Kerja	Melakukan penilaian kinerja arsiparis terampil / pelaksana, arsiparis mahir/pelaksana lanjutan, arsiparis penyelia/penyelia dan arsiparis ahli pertama.
13.	Standar Operasional Prosedur	Melakukan penelusuran referensi dan pencarian data dalam rangka penyusunan SOP.
14.	Standar Operasional Prosedur	Pembuatan laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.
15.	SOTK	Pelaksanaan tugas kedinasan lain

9. Hasil Kerja :

No	Hasil Kerja	Satuan
1.	Daftar arsip in aktif	Nomor
2.	Daftar arsip in aktif usul musnah	Nomor
3.	Daftar arsip yang dimusnahkan	Nomor
4.	Daftar Arsip in aktif usul serah	Nomor
5.	Berita Acara penyerahaan arsip in aktif	Laporan
6.	Konsep guide arsip	Dokumen
7.	Arsip peta / kearsitekturan yg terlaminasi	Nomor
8.	Arsip yang terpindaian	Nomor
9.	Display konten pameran	Rancangan
10.	Katalog pameran	Dokumen
11.	Daftar Pengguna arsip yang terlayani	Layanan
12.	SKP	Dokumen
13.	Konsep materi SOP	Dokumen
14.	Laporan Kegiatan	Aktifitas
15.	Laporan surat kedinasan lain	Dokumen

10. Tanggung Jawab :

a. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

b. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

c. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; 

11. Wewenang :

a. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip;

b. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

12. Korelasi Jabatan :

No	Jabatan	Unit Kerja/Instansi	Dalam Hal
1.	Kepala Dinas	Dinas Arsip dan Perpustakaan	Pelaksanaan tugas dan laporan
2.	Sekretaris Dinas	Dinas Arsip dan Perpustakaan	Koordinasi
3.	Kepala Bidang	Dinas Arsip dan Perpustakaan	Koordinasi
4.	Kepala Seksi	Dinas Arsip dan Perpustakaan	Koordinasi
5.	Jabatan fungsional dan pelaksana lainnya		Koordinasi pelaksanaan tugas

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No	Aspek	Keterangan
1.	Tempat kerja	Di dalam ruangan
2.	Suhu	Suhu ruang normal
3.	Udara	Sirkulasi baik
4.	Keadaan ruangan	Cukup
5.	Letak	Datar
6.	Penerangan	Terang
7.	Suara	Tidak berisik
8.	Keadaan tempat kerja	Bersih dan rapi
9.	Getaran	Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No	Bahaya Fisik/Mental	Penyebab
1.	-

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol.ruang : Penata Muda /III.a

b. Pendidikan : S.1 Pendidikan yang relevan dengan jabatannya dan mengikuti diklat pengangkatan jabatan fungsional arsiparis tingkat ahli.

c. Diklat

1) Penjenjangan : -

2) Teknis : Pengelolaan arsip in aktif, pengelolaan arsip statis, Diklat TOT.

d. Pengalaman Kerja : 

e. Pengetahuan Kerja :

1) Pelayanan Prima.

2) Teknologi Informasi.

3) Teori pelayanan.

f. Keterampilan Kerja :

1) Mengoperasikan internet.

2) Mengoperasikan komputer.

g. Bakat Kerja :

1) Ketelitian :   Kemampuan menyerap  perincian dalam bentuk

verbal dan tabel.

2) Kecekatan tangan : Kemmapuan menggerakan tangan dengan

mudah dan penuh keterampilan

h. Temperamen :

Kemapuan menyesuaikan diri dalam kegiatan - kegiatan yang berulang secara terus menerus, melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat prosedur urutan, atau kecepatan tertentu.

i. Minat Kerja :

j. Upaya Fisik :

1) Bicara

2) Duduk

3) Bekerja dengan jari

k. Kondisi Fisik :

1) Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

2) Umur : tidak ada syarat khusus

3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus

4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus

5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus

6) Penampilan : tidak ada syarat khusus

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

No	Hasil Kerja	Waktu penyelesaian (menit)	Volume (setahun)
1.	Daftar arsip in aktif	10	600   Nomor
2.	Daftar arsip in aktif usul musnah	10	1.000Nomor
3.	Daftar arsip yang dimusnahkan	10	1.000 Nomor
4.	Daftar Arsip in aktif usul serah	10	500  Nomor
5.	Berita Acara penyerahaan arsip in aktif	1200	2 Laporan
6.	Konsep guide arsip	3600	2 Dokumen
7.	Arsip peta / kearsitekturan yg terlaminasi	150	50 Nomor
8.	Arsip yang terpindaian	60	50 Nomor
9.	Display konten pameran	300	10 Rancangan
10.	Katalog pameran	3000	2 Dokumen
11.	Daftar Pengguna arsip yang terlayani	7200	1 Laporan
12.	SKP	3600	15 Dokumen
13.	Konsep materi SOP	1500	7 Dokumen
14.	Laporan Kegiatan	900	12 Aktifitas
15.	Laporan surat kedinasan lain	600	12 Dokumen

17. Butir Informasi Lain :  -