LAPORAN MAGANG DIKLAT PENGANGKATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS TINGKAT AHLI PUSDIKLAT ANRI
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sesuai dengan amanat Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Undang – Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah, keberadaan Lembaga Kearsipan Daerah merupakan merupakan Organisasi perangkat daerah yang mengurusi urusan kearsipan ditingkat Kabupaten/kota.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor merupakan salah satu organisasi ditingkat daerah yang mengurusi bidang kearsipan berdasarkan Peraturan Bupati Bogor Nomor 65 tahun 2016 tentang tata laksana, struktur dan fungsi organisasi yang mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu bupati merumuskan kebijakan dibidang kearsipan dan melaksanakan pengelolaan arsip di tingkat daerah.
Ruang lingkup pengelolaan arsip pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Bogor cukup luas yaitu melakukan pembinanan dan pengawasan serta pengolahan ke 34 (Tiga Puluh Empat) Organisasi Tingkat Daerah, 40 (Empat Puluh) Kecamatan dan 413 (empat ratus tiga belas desa / kelurahan).
Sumber daya manusia kearsipan terutama arsiparis terus mengalami penurunan baik dari sisi kualitas maupun dari sisi kuantitas. Jumlah arsiparis yang tersedia di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor saat ini terdiri dari 1 (satu) orang arsiparis tingkat ahli dan 3 (tiga) orang arsiparis tingkat terampil. Maka dengan luasnya kawasan Bogor dan jumlah arsiparis yang tersedia dikategorikan belum seimbang dengan kebutuhan. Oleh karena itu masih dibutuhkan penambahan jumlah arsiparis baik melalui pengakatan diklat fungsional maupun pada pengadaan formasi CPNS.
Hal tersebut diataslah dipandang sebagai salah satu penyebab Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor menugaskan penulis untuk mengikuti diklat pengangkatan arsiparis tingkat ahli ini. Sebagai tindak lanjut dari Pelaksanaan Diklat Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan I yang dilaksanakan pada tanggal 6 Februari 2017 sampai dengan 10 Maret 2017 bertempat di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonensia Jl. Juanda No. 65 - Bogor, maka peserrta diklat diwajibkan untuk melakukan magang di unit kerja / instansi masing - masing mulai dari tanggal 13 Maret 2017 sampai dengan 19 Mei 2017. melalui kegiatan magang tersebut diharapkan peserta mampu mepraktekkan ilmu, pengetahuan dan keterampilan dalam hal pengarsipan yang diperoleh selama diklat di kelas ke dalam praktek pengelolaan arsip di instansinya dan memperbaiki pengelolaan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku.
B. Dasar Hukum Pelaksanaan
1) Surat dari Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : B-DL.01.01 / 278/2017 tanggal 25 Januari 2017 perihal : Pemanggilan Peserta Diklat Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan I.
2) Surat Perintah Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor Nomor : 800/075- Sekret tanggal 30 Januari a.n Nurdaleni, S.ThI NIP. 198406152014012001 untuk Mengiikuti Diklat Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli.
3) Surat Pengembalian
C. Maksud dan Tujuan
1) Melatih peserta diklat agar mampu mengaplikasikan teori yang diterima di kelas ke dalam praktek kearsipan di lapangan / instansi.
2) Memberikan gambaran dan pengalaman kepada peserta diklat tentang jenis kegiatan kearsipan di instansi.
3) Memberikan gambaran peserta diklat tentang jenis kegiatan kearsipan yang dapat diajukan dalam pengumpulan angka kredit jabatan fungsional arsiparis.
D. Ruang Lingkup
Kegiatan magang pengelolaan kearsipan dilaksanakan sesuai dengan fokus materi magang yang penulis laksanakan, dengan rincian sebagai berikut :
1) Materi Pengurusan Surat dan Pengelolaan Arsip Aktif dilaksanakan di Bagian Umun pada Sekretariat.
2) Penataan Arsip Inaktif dilaksanakan di Record Center Arsip Inaktif Dinas Arsip dan Pepustakaan Daerah Kabupaten Bogor.
3) Penataan Arsip Statis dilaksanakan di Depo Arsip pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor.
E. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan magang diklat pengangkatan jabatan fuungsional arsiparis yaitu selama 45 (empat puluh lima) hari kerja yang dimulai dari tanggal 13 Maret 2017 s.d 19 Mei 2017.
Adapun tempat pelaksanaan magang dilaksanakan di Dinas Arsip dan Pepustakaan Daerah Kabupaten Bogor yang beralamat di Jl. Bersih No. 5 Komplek Pemda Bogor Kelurahan Tengah Kecamatan Cibinong Kabupaten Bogor.
BAB II
GAMBARAN UMUM
A. Sejarah Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah (DAPD) Kabupaten Bogor
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor terbentuk dari penggabungan Kantor Arsip Daerah dengan UPTD Perpustakaan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor. Pengelolaan Arsip Pada awalnya merupakan salah satu tugas dari Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi pada bagian umum di Sekretariat Daerah Kabupaten Bogor sejak Tahun 1977,namun disebabkan urgensinya sebagai lembaga yang secara khusus menangani kearsipan dan mempunyai otoritas dalam pelaksanaan tugas kearsipan baik di tingkat pusat maupun di daerah maka dibentuklah lembaga kearsipan yang bernama Kantor Arsip Daerah Kabupaten Bogor berdasarkan Perda Kab. DT. II Bogor Nomor : 07 Tahun 1994 Tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten DT.II Bogor yang disempurnakan dengan Perda Kab.Bogor No. 25 Tahun 2000 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten serta Perda. Kab. Bogor No. 4 Tahun 2001 tentang Struktur Organisasi Badan dan Kantor.Ketika masih berlokasi di Setu Cikaret Kecamatan Cibinong Kabupaten Bogor, dasar pertimbangan pemilihan kantor dan depo arsip tidak berdasarkan pada terpenuhinya persyaratan gedung arsip tapi semata – mata memanfaatkan gedung dan gudang yang tersedia.
Namun setelah melalui proses yang cukup panjang akhirnya pada awal tahun anggaran 1994/1995 Kantor Arsip Daerah Kabupaten Bogor menempati gedung baru yang berdiri di atas tanah seluas 1.800 m2 yang terletak di jalan Bersih Kelurahan Tengah Kecamatan Cibinong Kabupaten Bogor. Gedung baru yang terdiri dari gedung kantor dan depo arsip ini dirancang sedemikian rupa sehingga memenuhi persyaratan teknis gedung arsip, seperti letaknya yang terpisah dari bangunan/ gedung lain, jauh dari bahaya banjir, tidak lembab dan berventilasi. UPTD, (unit pelaksanaan teknis dinas) Perpustakaan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor dibentuk pada tahun 2002 berdasarkan Surat Keputusan Bupati No. 11.D. tentang pembentukan organisasi dan tata kerja unit pelaksana teknis Dinas perpustakaan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor. pada tahun 2004 UPTD Perpustakaan bergabung dengan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Bogor menjadi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor. Berdasarkan Perda Kabupaten Bogor Nomor : 35 Tahun 2004 tentang Pembentukan Organisasi Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor. Perpustakaan berdiri diatas tanah seluas 1.800 m2 yang terletak di jalan Bersih Kelurahan Tengah Kec. Cibinong Kabupaten Bogor, terpisah gedung kantor dan depo arsip.
Pada awal tahun 2017 Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor berubah nomenklatur menjadi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor. Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Bogor No. 12 tahun 2016 Tentang Pembentukan Susunan Perangkat Daerah dan Peraturan Bupati Bogor Nomor :65 Tahun 2016 Tentang tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan fungsi, serta Tata Kerja Dinas Arsip dan Perpustakaan.
B. Visi dan Misi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
a) Visi
“Menjadikan DAPD Sebagai Pusat Kearsipan dan Perpustakaan Berbasis Informasi Teknologi Terbaik di Indonesia”
b) Misi
1. Mewujudkan Masyarakat Berbudaya Baca yang Berlandaskan Iman dan Taqwa serta Mendukung Pelaksanaan Bidang Pendidikan.
2. Mendukung Perwujudan Tata Kelola Pemerintahan yang Akuntabel dan Dapat di Pertanggung Jawabkan.
3. Mengembangkan Infrastruktur Sarana Prasarana Serta Meningkatkan Kompetensi SDM Kearsipan dan Perpustakaan Tingkat Nasional dan Internasional.
4. Menjadikan Informasi Teknologi Sebagai Penunjang Pelayanan Arsip dan Perpustakaan Yang Cepat, Tepat dan Akurat.
5. Menjadikan Masyarakat Kabupaten Bogor Sebagai Masyarakat Sadar Arsip.
C. Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
a) Tugas Pokok
“Membantu Bupati dalam melaksanakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan serta perbantuan”
b) Fungsi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
1. Perumusan Kebijakan di Bidang Kearsipan.
2. Pelaksanaan Kebijakan di Bidang Kearsipan dan Perpustakaan.
3. Pelaksanaan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan di Bidang Kearsipan dan Perpustakaan.
4. Pelaksanaan Administrasi Dinas.
5. Pelaksanaan Tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
D. Struktur Organisasi

BAB III
PENGURUSAN SURAT DINAS
A. Pengarahan Surat
Dalam proses pengurusan surat masuk, ada salah satu tahapan ketika surat sampai pada “Pengarah Surat”. Di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Pemerintah Kabupaten Bogor pengarah surat melakukan distribusi surat yang telah disertai lembar disposisi dari pencatat surat. Dalam tahapan pengarahan surat masuk pada Dinas Arsip dan perpustakaan terdapat hal-hal yang harus diperhatikan terkait hal dan sifat surat masuk yang hendak disampaikan. Pegarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
a) Pengarahan surat masuk penting.
Surat masuk yang dikategorikan ke dalam surat masuk penting adalah golongan surat yang perlu untuk segera disampaikan. Dalam pengarahan surat masuk penting, dapat dilakukan melalui sebuah proses khusus dan oleh petugas persuratan di Dinas Arsip dan perpustakaan.
Gambar 1
Proses jalan surat masuk penting

a = amplop berisi surat
b = surat
c1 = Kartu I berwarna putih
c2 = Kartu Kendali II berwarna kuning
c3 = Kartu Kendali III berwarna merah
Keterangan :
1. Surat diterima oleh penerima surat di bagian umum pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor .
2. Surat yang telah digolongkan ke dalam surat penting oleh pencatat, lalu dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga. Semua kolom diisi oleh pencatat kecuali kolom ‘kepada’.
3. Surat beserta dengan kartu kendali, disampaikan kepada pengarah surat atau pejabat yang berwenang dalam hal ini adalah Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah.
4. Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar.
5. Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom ‘intruksi / informasi’, dengan cara menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat tersebut (satu tingkat dibawah), kemudian pejabat yang diintruksikan mengisi kolom “diretuskan kepada” (satu tingkat lebih rendah) dengan menggunakan kartu disposisi.
6. Surat beserta kartu kendali C2 dan C3 (warna kuning dan merah) oleh pejabat, lalu diserahkan kepada pejabat pengolah surat melalui pengantar surat. Kartu kendali C1 (Warna putih) tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat control.
7. Kartu kendali C2 dan C3 (warna kuning dan merah) oleh pengarah diparaf sebagai bukti surat sudah diterima. Kartu kendali C2 (warna kuning) diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses).
b) Pengarahan surat masuk biasa.
Surat masuk biasa atau rutin terdiri dari surat- surat yang tidak tergolong, bukan surat rahasia dan bukan surat pribadi. Surat tersebut kegunaannya relatif singkat dan tidak perlu disimpan terlalu lama. Yang digolongkan ke dalam surat biasa, antara lain surat undangan dan juga surat pengumuman.Berikut ini digambarkan skema proses jalan surat masuk biasa sebagai berikut:
Gambar 2
Proses Jalan Surat Masuk Biasa / Rutin

1. Semua surat masuk (surat rutin/ biasa) diterima oleh unit penerima surat pada bagian umum Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah.
2. Unit penerima meneruskan surat rutin/ biasa kepada unit penyortir beserta surat-surat yang lain.
3. Unit penyortir meneruskan surat rutin/ surat biasa kepada unit pencatat.
4. Unit pencatat membuka surat biasa/ rutin kemudian mencatatnya pada lembar pengantar surat rutin/ biasa.
5. Unit pengarah meneruskan surat rutin/ biasa yang sudah terbuka kepada unit pengolah, dan unit pengolah menandatangani lembar pengantar dan mengembalikannya kepada unit pengarah.
6. Unit pengolah memproses surat rutin/ biasa tersebut.
c) Pengarahan surat masuk rahasia
Surat yang digolongkan dalam surat masuk rahasia adalah jenis surat yang harus disampaikan kepada pimpinan kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor (yang bersangkutan) dengan kondisi masih dalam keadaan tertutup, Surat rahasia ini ditangani oleh pejabat atau petugas yang telah ditunjuk untuk menerima/ mencatat dan neneruskannya dalam keadaan tetap tertutup kepada pejabat atau pimpinan instansi yang berwenang menerimanya pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor, sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat atau hanya boleh dibuka oleh orang yang bersangkutan yang dituju oleh surat tersebut. Berikut ini digambarkan skema proses pengarahan surat masuk rahasia sebagai berikut:
Gambar 3
Proses Pengarahan Surat Masuk 

Keterangan :
1. Semua surat masuk (surat rahasia) diterima oleh unit penerima surat pada bagian umum Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor .
2. Unit penerima meneruskan surat rahasia kepada unit penyortir beserta surat-surat yang lain.
3. Unit penyortir meneruskan surat rahasia kepada unit pencatat.
4. Unit pencatat membuka surat rahasia kemudian mencatatnya pada lembar pengantar surat rahasia
5. Unit pengarah meneruskan surat rahasia yang sudah terbuka kepada unit pengolah, dan unit pengolah menandatangani lembar pengantar dan mengembalikannya kepada unit pengarah.
6. Unit pengolah membuka, membaca kemudian memproses surat rahasia tersebut sampai selesai.
d) Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang ditulis atau dibuat oleh seseorang dan isinya menyangkut kepentingan pribadi atau masalah-masalah dan persoalan-persolan pribadi. Surat pribadi tidak diproses seperti surat-surat lain (rahasia, penting, biasa) tetapi dapat langsung disampaikan kepada pribadi penerima surat sesuai dengan alamat dan tujuan surat.
B. Pencatatan Surat
Di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor, Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas persuratan dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor .
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas pencatat surat pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah adalah sebagai berikut.
a) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
b) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.
Kolom kartu kendali:
o Indeks: Diisi indeks surat
o Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
o Tanggal: Diisi tanggal terima surat
o No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
o M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
o Perihal: Diisi hal surat
o Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
o Lampiran: Lampiran surat
o Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
o Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
o Tanggal surat: Diisi tanggal surat
o No surat: Diisi nomor surat
o Pengolah: Diisi unit pengolah
o Paraf: Diisi paraf pengolah surat
C. Penditribusian Surat
Salah satu proses pengurusan surat dinas yang tidak kalah penting adalah mendistribusikan surat. Baik surat masuk maupun keluar yang dikirimkan, sangat memerlukan penanganan yang baik dalam pendistribusian.
Di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor, dalam pendistribusian surat Kepala Dinas menugaskan salah seorang staf yang sudah terpecaya dan setiap pendistribusian surat harus disertai dengan lembar expedisi yang sudah ditandantangi oleh penerima surat.
D. Pemantauan Tindak Lanjut Surat
Pemantauan tindak lanjut surat merupakan suatu proses rangkaian untuk mengetahui sejauh mana proses tindak lanjut surat telah dilakukan. Di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor belum ada aturan tentang cara pemantauan tindak lanjut surat namun tindak lanjut terhadap surat hanya dilakukan melalui telpon atau kontak lansung kepada penerima surat.
E. Perancangan Alur Pengurusan Surat
a) Alur Pengurusan Surat Masuk di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
No
|
Aktifitas
|
Pelaksana
|
Mutu Baku
| |||||
Pengadministrasian Umum
|
Sekretaris Dinas
|
Kepala Dinas
|
Kelengkapan
|
waktu
|
output
|
Ket
| ||
1.
|
Menerima Berkas Surat Masuk
| ![]() ![]() |
Surat Masuk
|
3 menit
|
Surat Masuk
| |||
2.
|
Meregistrasi Surat Masuk dalam Buku Surat Masuk dan Kartu Kendali Surat Masuk, membuat lembar pengantar surat dan disampaikan kepada Sekretaris DAPD
| ![]() ![]() ![]() | ![]() |
Surat Masuk yang sudah ditangani pengadministrasi umum, lembar disposisi
|
5 menit
|
Surat masuk yang sudah ditangani pengadministrasian umum
| ||
3.
|
Menerima dan Membuat Disposisi atas surat masuk yang disampaikan pada Kepala DAPD
| ![]() ![]() ![]() |
Surat Masuk yang sudah ditangani pengadministrasi umum, lembar disposisi
|
5 menit
|
Surat masuk yang sudah didisposisi Sekdis
| |||
4.
|
Mempelajari surat masuk, jika setuju untuk ditindaklanjti dikembalikan kepda Sekretaris DAPD untuk diarsipkan. Jika setuju untuk tindaklanjuti membuat disposisi untuk menindaklanjuti sesuai dengan peruntukan surat tersebut dan disampaikan kepada Sekretaris DAPD
| ![]() ![]() ![]() ![]() | ![]() ![]() |
Surat Masuk yang sudah didisposisi Sekretaris
|
7 menit
|
Surat masuk yang sudah didisposisi kepala Dinas
| ||
5.
|
Menerima dan Mempelajari surat masuk yang sudah didisposisikan Kepala Dinas, selanjutnya memerintahkan pengadministrasian umum untuk mentribusikan kepada bidang
| ![]() ![]() | ![]() |
Surat Masuk yang sudah didisposisi Kepala SKPD
|
5 menit
|
Surat masuk yang sudah didisposisi kepala Dinas
| ||
6.
|
Menerima surat masuk yang sudah didisposisi, selanjutnya didistribusikan kepada bidang/seksi
| ![]() |
Surat Masuk yang sudah didisposisi Kepala SKPD
|
5 menit
|
Surat masuk yang sudah didisposisi akan didistribusikan
|
b) Alur Surat Keluar di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
No
|
Aktifitas
|
Pelaksana
|
Mutu Baku
| |||||
Pengadministrasian Umum
|
Sekretaris Dinas
|
Kepala Dinas
|
Kelengkapan
|
waktu
|
output
|
Ket
| ||
1.
|
Surat Ditandatangi oleh Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah
| ![]() ![]() | ![]() |
Surat Keluar
|
5 menit
|
Surat keluar
| ||
2.
|
Surat di Nomorkan sesuai dengan klasifikasi surat dan di cap stempel
| ![]() ![]() |
Surat Keluar, klasifikasi arsip dan stempel Dinas
|
5 menit
|
Surat keluar
| |||
3.
|
Surat di catat di kartu kendali surat keluar dengan satu rangkap tertinggal
| ![]() ![]() |
Surat Keluar dan kartu kendali
|
5 menit
|
Kartu kendali keluar
| |||
4.
|
Surat di distribusikan oleh petugas ekspedisi surat
| ![]() ![]() |
Surat Keluar
|
1 hari
|
Surat keluar
| |||
5.
|
Surat dicatat di lembar expedisi dan di tandatangani oleh penerima surat
| ![]() ![]() |
Surat keluar dan lembar exspedisi
|
5 menit
|
Lembar exspedisi
| |||
6.
|
Penyimpanan lembar ekspedisi
| ![]() |
Lembar exspedisi
|
5 menit
|
Lembar disposisi
|
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
A. Perancangan Klasifikasi Arsip
Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip.
Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip.
Berdasarkan Undang – Undanmg Nomor 23 Tahun 2014 tentang pemerintah Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 18 tentang Perangkat Daerah, dijelaskan bahwa kearsipan merupakan urusan yang di otonomikan pada daerah. Oleh karena itu di lingkungan pemerintah Kabupaten Bogor , pola klasifikasi arsip mengacu pada pola klasifikasi arsip berdasarkan Peraturan Mentri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Pola Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah.
Pola klasifikasi arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bogor disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan, pembangunan dan pembinaan masyarakat. Pola klasifikasi tersebut menggunakan sistem nomerik atau pemberian nomor pada jenis masalah arsip yang tercipta.
Pola klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus atau yang dikenal dengan masalah primer hingga tersier. Dalam hubungan masalah didahului oleh perincian dasar, masing – masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi arsip tersebut.
Klasifikasi arsip di lingkungan Pemerintah daerah Kabupaten Bogor dilakukan dengan cara pengelompokan masalah dengan pemberian kode tiap masalah dengan rincian sebagai berikut :
000
|
umum
|
100
|
pemerintahan
|
200
|
politik
|
300
|
keamanan dan ketertiban
|
400
|
kesejahteraan
|
500
|
perekonomian
|
600
|
pekerjaan umum dan ketenagakerjaan
|
700
|
pengawasan
|
800
|
kepegawaian
|
900
|
Keuangan
|
Angka 100 s/d 600 pada pola klasifikasi arsip tersebut merupakan kode tugas – tugas subtantif dilingkungan pemerintah daerah sedangkan 700, 800 dan 900 merupakan kode tugas – tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah – masalah fasilitatis diluar pengawasan, kepegawaian dan keuangan. Selain itu juga di tampung masalah – masalah yang berkaiatan dengan kerumahtanggan seperti protokol urusan dalam masalah yang tidak dapat dimasukan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang daerah dan tanda – tanda kehormatan lainnya.
B. Pemberkasan Arsip Aktif
a) Pencatatan Surat
Sarana pencatatan surat di lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor adalah :
1) Buku Agenda dan Buku Ekpedisi merupakan buku yang berisi tentang informasi keluar masuknya surat berdasarkan nomor urut surat masuk maupun nomor urut surat keluar. Kelemahannya menggunakannya buku agenda adalah tidak adanya perbedaan pencatatanantar surat penting, biasa dan rahasia, tidak dapat digunakan untuk penelusuran keberadaan arsip, apabila bilang maka seluruh informasi yang terdapat pada buku hilang, system ini sesuai untuk organisasi untuk organisasi kecil.
2) Kartu kendali. Pencatatan pengurusan surat dengan kartu kendali digunakan pada system pola baru atau system kartu kendali. Kartu kendali mempunyai rangkap tiga yang setiap rangkapnya mempunyai fungsi adalah a) kartu kendali 1 berfungsi sebagai pengganti buku agenda pada bagian pencatatan surat b) kartu kendali 2 berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi yang disimpan yang disimpan pada bagian penyimpanan surat, c) kartu kendali 3 berfungsi sebagai pengganti buku agenda pada unit kerja / pengolah. Sistem kendali ini mempunyai kelemahan adalah adanya keengganan pelaksana menganalisis isi ringkas surat, kode klasifikasi dan penetuan indexs, sehingga semua surat dicatat dikartu kendali. Kartu kendali berupa lembaran sehingga mudah hilang.
Sistem pencatatan surat / arsip aktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daeerah Kabupaten Bogor sudah menggunakan kartu kendali. Pencatatan untuk surat keluar maupun surat masuk belum menggunakan sistem komputerisasi sehingga rekap kartu kendali untuk surat keluar maupun masuk dilakukan secara manual.
b) Disposisi Surat
Disposisi surat dilakukan pimpinan untuk memberikan wewenang dan tugas kepada bawahannya dan meruapakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengurusan surat. Instruksi ditulis secara jelas pada lembar disposisi dan meruapakan satu keasatuan dengan naskah / surat dinas yang bersangkutan. Disposisi surat di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sudah menggunakan lembar disposisi. Kertas yang dipakai adalah kertas NCR rangkap 2 (dua), kertas rangkap pertama menyertai surat yang akan di distribusikan kepada penerima surat dan kertas rangkap kedua untuk disimpan di sub bagian umum kepegawaian. Disposisi surat yang berupa instruksi dari pimpinan tentang tindak lanjut pengelolaan surat, dilakukan pada lembar disposisi, sehingga surat tidak kotor dengan coretan pimpinan.
c) Pemberkasan Arsip
Sistem pemberkasan (filling system) menurut Kennedy (1998) adalah Sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi (arsip)yang terdiri dari aspek ststem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan penginsdeksan, pengaturan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implemetasi sistem. Sedangkan yang dimaksud dengan pemberkasan menurut “Minna, M, Johnson, 1982 mengatakan pemberkasan adalah tindakan penempatan bahan - bahan arsip kedalam tempat penyimpanan, biasanya sebuah folder, menurut suatu rencana yang meliputi proses pemberian indeks, pengkodean, pengaturan dan penyimpanan surat - surat, kartu, kertas dan semua bentuk arsip lainnya secara sistematis sehingga cepat ditemukan ketika diperlukan.
Dalam sistem penataan berkas pada dasarnya dapat menggunakan klasifikasi fungsional/struktural yaitu penggolongan yan datur berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi/instansi yang bersangkutan, meliputi :
1) Pemberkasan alphabetis yaitu metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan alphabet (kode huruf) sistem ini disebut direct filling sistem artinya petugas arsip dapat lansung mencari arsip yang diinginkan ke lokasi tempat penyimpanan arsip.
2) Pemberkasan numerik yaitu metode penyimpanan dan penemuan kembali dengan menggunakan pengenal “nomor” atau angka sebagai kode. Sistem ini biasa diterapkan di instansi/organisasi yang menginginkan penemuan atau penyimpanan arsipnya berdasarkan kode nomor, misalnya : nomor nasabah, nomor pelanggan telepon.
3) Pemberkasan alfa-numerik yaitu penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan gabungan huruf dan angka. Kode huruf menunjukan seri arsip (kategori/subyek), kode angka pertama menunjukan berkas/file (sub kategori/sekunder),kode angka kedua menunjukan berkas/file (sub kategori/sekunder, kode angka kedua menunjukan item (sub - sub kategori/tersier). kode ini biasanya digunakan untuk arsip yang dikelompokan berdasarkan tugas dan fungsi organisasi/subyek.
Pemberkasan arsip aktif yang dilakuka di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor adalah sistem pemberkasan alfa numerik dengan menggunakan kata tangkap pada organisasi yaitu klasifikasi arsip atau kode klasifikasi.
d) Peminjaman Arsip
Untuk melayani peminjaman arsip, maka diperlukan aturan dan prosedur yang harus dipatuhi oleh peminjam dan petugas arsip yang bertanggung jawab langsung dalam mengelola arsip. Semua peminjaman arsip harus dicatat dalam lembar peminjaman, yang dibuat rangkap 3 (tiga) a) lembar pertama (warna putih) sebagai bukti peminjaman b) lembar kedua (warna hijau) sebagai pengganti arsip yang akan dipinjam dan disimpan di dalam folder arsip yang dipinjam c) lembar ketiga (warna merah) disertakan pada arsip yang akan dipinjam sebagai tanda bukti peminjaman.
Pencatatan peminjaman arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor belum menggunakan blangko lembar peminjaman arsip dan menggunakan buku peminjaman arsip.
e) Pemindahan Arsip Aktif ke Arsip inaktif
Pemindahan arsip aktif ke inaktif dilakukan karena fungsi arsip sudah mulai menurun prekuesi penggunaannya dan harus didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip. Pemindahan arsip aktif ke inaktif dimaksudkan agar pengelolaan arsip aktif lebih efisien, efektif serta memudahkan penelusuran kembali bila arsip diperlukan, pemindahan dilakukan dengan cara :
Pengelolaan arsip aktif mulai dari arsip diciptakan hingga arsip arsip diberkaskan menurut klasifikasinya. Salah satu pemberkasan arsip aktif adalah dengan menggunakan kartu kendali atau kartu agenda. Kemudian arsip dikelompokan dalam filling cabinet dengan menggunakan map folder berdasarkan kode klasifikasi (primer, skunder dan tersier). Setelah itu pemberkasan arsip aktif dilakukan dengan cara membuat daftar berkas dan daftar isi berkas. Sehingga tercipta daftar berkas dan daftar isi berkas arsip aktif.
Pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten pengelolaan arsip aktif sudah dilakukan dengan menggunakan kartu kendali, dan arsip sudah diberkaskan berdasarkan klasifikasinya.
1) Melakukan pemeriksaan arsip terhadap retensi arsip, kelengkapan series arsip, ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku dan kasus yang mukin terjadi.
2) Melakukan pendaftaran series arsip yang telah dikelompokan berdasarkan pemeriksaan dalam formulir daftar pertelaan arsip inaktif yang akan dipindahkan.
3) Melakukan penataan arsip yang telah dikelompokan. Penataan dilakukan terhadap setiap item dalam satu berkas/file dan setiap file dalam satu series selanjutnya arsip dimasukkan dalam map atau folder dan folder yang tertata rapi dimasukkan ke dalam boxs arsip kemudian diberi kode masing-masing boxs.
4) Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam keadaan terdaftar dan tertata secara sistematis.
5) Arsip yang dipindahkan selanjunya dibuatkan berita acara pemindahan arsip yang berisi :Hari, tanggal, bulan, tahun dan tempat dilakukan pemindahan. Serta tanda tangan pejabat yang mneyerahkan dan penerima arsip yang dipindahkan serta dilampirkan juga daftar pertelaan arsip.
6) Penyimpanan pada boxs arsip harus diberi kode yang jelas, kode penyimpanan terdiri dari unsur ruangan, rak/lemari, box, nomor series. Dan kode penyimpanan dicatat pada daftar pertelaan arsip.
Pemindahan arsip aktif ke arsip inaktif di Dinas Arsip dan Perpupstakaan Daerah Kabupaten Bogor sudah dilakukan dan sesuai dengan jadwal retensi arsip.
C. Pembuatan Daftar Arsip
Daftar arsip adalah istilah untuk penamaan finding aids (alat bantu penemuan arsip). dalam sistem penyimpanan arsip dikenal ada metode penemuan tidak lansung (direct finding) dan metode penemuan tidak lansung (inderect finding). Dalam sistem filling alfabetis dan subyek metode penemuannya adalah lansung sedangkan sistem filling geografis dan numerik penemuannya adalah tidak langsung.
Daftar arsip dimaksudkan untuk mempermudah dalam menemukan arsip oleh penggunanya. Di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor daftar arsip aktif dibagi pada dua yaitu daftar berkas dan daftar isi berkas. Daftar berkas adalah berkas yang tercipta pada masing – masing kegiatan pada instansi / organisasi sedangkan daftar isi berkas adalah memuat item – item arsip hingga terkumpul menjadi satu berkas dalam satu kegiatan organisasi / instansi. (daftar berkas dan daftar isi berkas terlampir)
BAB V
PENATAAN ARSIP INAKTIF
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. Sebuah arsip dikatakan inaktif jika arsip tersebut digunakan kurang dari 12 (dua belas) kali dalam satu tahun. Penataan arsip inaktif dilakukan dengan cara pemindahan dari unit kerja/unit pencipta arsip ke record setelah itu arsip dinilai, ditata dan disimpan. Adapun prosedur penataan arsip inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sebagai berikut :
A. Survei Arsip Inaktif
Langkah pertama dalam penataan arsip inaktif adalah melakukan survei arsip inaktif yang ada di record center Sekretariat Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor. Penulis melakukan survei dengan keadaan sementara arsip sudah ada didalam rak arsip tapi dalam kedaan kacau dan belum tertata dengan baik sebnayak 6 (enam) rak. Bahkan masih ditemukan arsip inaktif dalam keadaan diikat dan juga sebagian unit kerja arsip inaktifnya sudah 5 (lima) tahun arsip belum dipindahkan ke record center yang ada di sekretariat.
B. Penerimaan arsip inaktif yang dipindahkan
Setelah dilakukan survei terdapap arsip inaktif yang ada di record center kemudian diketahui juga ada beberapa unit kerja seperti bidang perpustakaan dan bagian keuangan arsip inaktif masih ada di unit kerja dan belum dilakukan pemindahan ke recor center. Kemudian penulis melakukan pemindahan arsip dari unit kerja ke record center arsip inaktif dengan menyertakan berita acara pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke record center yang ditanda tangani oleh penjabat struktural bidang perpustakaan dalam hal ini dilakukan oleh ibu Endah Surtini, SH, M.Si selaku Kepala Bidang Perpustakaan dengan Arsiparis yang bertanggung jawab mengelola arsip inaktif record center dengan memindahkan sebanyak 25 (dua puluh lima) box arsip anaktif. Adapun langkah yang penulis lakukan dalam memindahkan arsip inaktif adalah:
Ø Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindahkan.
Ø Menentukan Arsip yang akan dipindahkan.
Ø Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan.
Ø Penyiapan ruang simpan.
Ø Penerimaan arsip.
C. Pendataan dan pembuatan daftar arsip inaktif.
Pendataan dan penyimpanan arsip inaktif memiliki prosedur sebagai berikut :
1. Pemeriksaan
Pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus dilakukan dalam rangka menyimpan arsip.kegiatan ini sebagai recek yang telah dilakukan oleh arsiparis di central file terdahulu. Kemudian diperiksa pula kelengkapan setiap series arsipnya. Bila ditemukan ada series arsip yang kurang lengkap maka harus dilengkapi pada tahap ini.
2. Pendeskripsian
Setelah semua series arsip diperiksa maka langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip berdasarkan series arsip dengan mencantumkan jadwal retensi arsip inaktif yang disimpan. Setelah arsip inaktif penulis pemriksa dengan teliti maka penulis deskripsikan tiap masalah arsip dengan mencantumkan klasifikasi arsip.
3. Sortir
Sortir dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif dilakukan untuk mengelompokan antara arsip dengan non arsip, kelompok series arsip yang satu dengan kelompok lain berdasarkan urut kode nomor dan lain – lain sehingga akan memudahkan dalam rangka memasukan arsip ke dalam box arsip bahkan menata box dalam rak arsip.
4. Pembuatan daftar arsip inaktif
Hasil akhir dari pendataan arsip inaktif adalah terciptanya daftar arsip inaktif yang sesuai dengan ketentuan syarat komponen deskripsi arsip paling kurang memuat 5 (lima) komponen diantaranya kode klasifikasi, Diskripsi masalah, tahun, tingkat perkembangan dan jumlah arsip beserta jadwal retensi arsip.(contoh daftar arsip inaktif terlampir).
1)
D. Penilaian arsip
Penilaian terhadap arsip dilakukan untuk tujuan penyusutan arsip. salah satu intrumen yang digunakan dalam rangka penilaian arsip adalah jadwal retensi arsip. Dinas Arsip Daerah Kabupaten Bogor dalam melakukan penilaian arsip berpedoman pada Peraturan Bupati Bogor Nomor 49 Tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip di lingkungan pemerintah daerah Kabupaten Bogor. Dinas Arsip Daerah Kabupaten Bogor sudah melakukan penilaian terhadap arsip dengan cara membubuhkan jadwal retensi arsip pada lembar daftar arsip in aktif (daftar arsip inaktif terlampir)
E. Pembuatan daftar arsip simpan, musnah dan serah
Daftar arsip inaktif yang dibuat di Dinas Arsip Daerah Kabupaten Bogor sudah memenuhi 5 komponen daftar arsip termasuk jadwal retensi arsip. pada daftar arsip inaktif yang buat dilengkapi dengan keterangan simpan, musnah dan serah. Jika arsip inaktif dengan masa retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun maka dengan keterangan disimpan pada record center Dinas Arsip sedangkan arsip yang masa retensi kurang dari sepuluh tahun maka akan dimusnahkan oleh Unit Kearsipan I (Sekretariat) dengan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip dalam hal ini Bupati Bogor dengan menyetujui daftar arsip usul musnah manjadi arsip yang ditetapkan untuk musnah sedangkan daftar arsip yang ditetapkan untuk musnah menjadi arsip vital bagi instansi. Untuk arsip yang dalam daftar arsip inaktif mempunyai keterangan dipermanenkan maka akan diserahkan ke Depo Arsip statis Dinas Arsip Daerah Kabupaten Bogor. Dalam rangka penyerahan arsip statis yang akan diserahkan harus ditandatangani oleh pejabat struktural dan menjadi khazanah koleksi arsip statis di Dinas Arsip Daerah Kabupaten Bogor.
F. Penyusutan arsip
a) Klasifikasi arsip.
Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara sistematis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan. Klasifikasi arsip dilingkungan pemerintah daerah mengacu kepada Permendagri Nomor 54 Tahun 2009. Pola Klasifikasi Arsip yang berlaku dilingkungan Kabupaten Bogor dengan mengelompokan urusan pada pemerintah daerah kepada umum, kepegawaian (000 s.d 900).
Namun seiring dengan perubahan nomenklatur pada Organisasi Perangkat Daerah dilingkungan pemerintah Kabupaten Bogor, maka dipandang perlu untuk merevisi klasifikasi arsip tersebut.
b) Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Jadwal retensi arsip adalah masa simpan arsip/usia arsip. Secara garis besar jadwal retensi arsip dibedakan pada dua macam yaitu : jadwal retensi arsip fasilitatif dan jadwal retensi arsip subtantif.
Dilingkungan Pemerintah Kabupaten Bogor, Jadwal Retensi Arsip menggunakan Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten Bogor. Seiring dengan perubahan nomenklatur Organisasi Perangkat Daerah, maka dipandang perlu untuk merevisi jadwal retensi arsip tersebut sesuai dengan keadaan arsip yang diciptakan dari organisasi perangkat daerah tersebut.
c) Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD.
Sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersedian arsip dinamis sebagai sumber informasi dalam pemanfaatan arsip. Sesuai dengan amanat Undang - Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, maka setiap unit pencipta arsip harus membuka dan memberikan informasi atau pelayanan kepada pencari arsip sepanjang arsip yang dipublikasikan tidak dikategorikan sebagai arsip yang dikecualikan. Oleh karena itu untuk membatasi keterbukaan informasi tersebut, lembaga kearsipan daerah harus memiliki sistem klasifikasi dan keamanan akses arsip dinamis. Dalam sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis bisa diketahui siapa yang berhak untuk mengakses sebuah arsip.
Dilingkungan pemerintah Kabupaten Bogor sampai saat ini belum memiliki klasifikasi keamanan akses arsip dinamis tersebut. Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya maka dipandang perlu untuk merumuskan sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis yang menjadi acuan dalam pengelolaan pelayanan arsip dinamis setiap unit pencipta arsip dilingkungan pemerintah Kabupaten Bogor.
1) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Dinas Arsip dan Perpustakaaan Daerah Kabupaten Bogor.
a) Arsip aktif
Pengelolaan arsip aktif mulai dari arsip diciptakan hingga arsip arsip diberkaskan menurut klasifikasinya. Salah satu pemberkasan arsip aktif adalah dengan menggunakan kartu kendali atau kartu agenda. Kemudian arsip dikelompokan dalam filling cabinet dengan menggunakan map folder berdasarkan kode klasifikasi (primer, skunder dan tersier). Setelah itu pemberkasan arsip aktif dilakukan dengan cara membuat daftar berkas dan daftar isi berkas. Sehingga tercipta daftar berkas dan daftar isi berkas arsip aktif.
Pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten pengelolaan arsip aktif sudah dilakukan dengan menggunakan kartu kendali, dan arsip sudah diberkaskan berdasarkan klasifikasinya namun belum dibuatkan daftar berkas dan daftar isi berkas.
b) Arsip inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. Sebuah arsip dikatakan inaktif jika arsip tersebut digunakan kurang dari 12 (dua belas) kali dalam satu tahun. Penataan arsip inaktif dilakukan dengan cara pemindahan dari unit kerja/unit pencipta arsip ke record setelah itu arsip dinilai, ditata dan disimpan. Tempat penyimpanan arsip inaktif adalah record center (pusat arsip) dengan dilengkapi fasilitas pendukung seperti ruang administrasi, ruang transit, ruang pemusnah dan ruang pengolah.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor, pengolahan arsip inaktif yang ada di unit kearsipan I belum tertata dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya arsip - arsip inaktif yang ada di unit kerja (bidang/seksi) belum diserahkan ke unit kearsipan I (Sekretariat). Seharusnya arsip inaktif yang ada di unit kerja masing - masing diserahkan ke unit kearsipan I (Sekretariat). Di unit kearsipan I, arsip inaktif tersebut disimpan di record center kemudian dibuatkan daftar arsip inaktifnya yang disertai dengan jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis sehingga bisa diketahui pihak mana yang boleh mengakses arsip tersebut.
Setelah daftar arsip inaktif tercipta, maka unit kearsipan membuka layanan untuk pencarian arsip inaktif bagi yang membutuhkan. Selain itu, Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor juga perlu menyediakan fasilitas pendukung ruangan record center seperti ruang administrasi, ruang transit, ruang pemusnah dan ruang pengolah.
c) Arsip vital
Penamaan arsip vital sering dikaitkan dengan arsip aset. Jenis arsip vital dapat dibedakan yaitu arsip vital perorangan dan arsip vital instansi. Tidak semua arsip vital termasuk arsip statis contohnya ijazah, BPKB dan lain - lain dalam artian, arsip vital boleh dimusnahkan. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya digunakan untuk kelansungan pencipta arsip dan arsip tersebut tidak bisa digantikan. Sebuah arsip dikategorikan vital, jika :
Ø Arsip terkait kebijakan strategis pembinan.
Ø Bukti kepemilikan aset.
Ø Mengandung nilai pembuktian hukum.
Ø Arsip yang terkait dengan keuangan.
Ø Arsip terkait dengan hak dan kewajiban pemegang saham.
Ø Arsip yang terkait dengan ijin operasional.
Sesuai dengan Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pengelolaan arsip aset meliputi : identifikasi, perlindungan/pengamanan dan penyelamatan/pemulihan.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sebagai sebuah lembaga kearsipan tingkat daerah perlu memiliki program arsip vital. Selama ini Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sudah banyak menyimpan arsip vital yang terkait dengan ijin operasional, IMB, AJB dan lain - lain. Namun itu semua dipandang masih kurang maksimal dengan banyaknya arsip - arsip vital belum tersimpan dengan baik. Seperti OPD - OPD lain masih banyak ditemukan belum menyimpan arsip vital ditempat khusus seperti lemari tahan api. Untuk itu Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor dipandang perlu mengadakan sosialisasi untuk penyimpanan arsip vital terutama yang ada di instansi pemerintahan.
Untuk perlindungan dan pengamanan arsip vital bisa dilakukan dengan dua cara yaitu duplikasi/dispersal (mengalih mediakan arsip dan menyimpannya ditempat yang terpisah) dan penggunaan peralatan khusus dengan menggunakan lemari tahan api tidak kurang dari 4 (empat) jam, kedap air dan bebas magnetik.
Sedangkan penyelamatan/pemulihan arsip akibat bencana seperti lonsor atau kebakaran dilingkungan pemerintah Kabupaten Bogor belum pernah dilakukan.
2) Pengolahan Arsip Terjaga
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelansungan hidup bangsa dan negara sehingga harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Contoh arsip terjaga adalah arsip batas wilayah.
Adapun identifikasi arsip terjaga adalah :
Ø Masalah kependudukan yang strategis.
Ø Masalah kewilayahan yang strategis.
Ø Masalah kepulauan yang strategis.
Ø Masalah perbatasan yang strategis.
Ø Menyangkut perjanjian internasional.
Ø Masalah kontrak karya.
Ø Masalah - masalah pememrintahan yang strategis.
Dilingkungan pemerintah Kabupaten Bogor, melalui Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah dipandang perlu mengelolah arsip terjaga seperti arsip batas Kabupaten Bogor dengan daerah lain sekitarnya.
3) Penyusutan/Pemusnahan Arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor.
Penyusutan/pemusnahan adalah penguruangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan bagi arsip yang tidak memiliki nilai guna sedangkan arsip yang mengandung nilai kesejarahan diserahkan ke lembaga kearsipan. Pada penyusutan arsip dilakukan penilaian retensi arsip.
Kegiatan pemusnahan/penyusutan arsip mengacu kepada Perka ANRI No. 25 Tahun 2012 tentang pemusnahan Arsip. Sebelum dilakukan pemusnahan maka perlu dilakukan identifikasi arsip statis atau bukan serta penilaian arsip berdasarkan JRA. Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam pemusnahan arsip adalah daftar arsip yang dimusnahkan menjadi arsip statis bagi organisasi pengolah arsip dan Berita Acara Pemusnahan arsip ditembuskan kepada kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
4) Pengelolaan Arsip Statis pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor.
a) Akuisisi Arsip
Akuisisi adalah penambahan khasanah arsip pada lembaga kearsipan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengolahannya oleh pencipta arsip. Karakteristik arsip adalah memiliki nilai kesejarahan, telah habis masa retensinya dan mempunyai keterangan pada JRA dipermanenkan. Oleh karena itu dengan memperhatikan karakteristik diatas sebuah arsip bisa dilakukan akuisisi terhadap arsip tersebut.
Teknis akuisisi arsip :
Ø Verifikasi lansung
verifikasi lansung adalah memariksa kelengakapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis dengan melihat content (isi informasi arsip) dan cntext arsip (arsip yang terkait) dan juga melalukan penilaian sesuai dengan JRA.
Ø Verifikasi secara tidak lansung
Dilakukan dengan memeriksa arsip sesuai denan daftar arsip dan menilai arsip memiliki nilai guna primer dan skunder.
Di Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor, Akusisi arsip dilakukan terhadap arsip vital melalui kegiatan akusisi arsip vital sedangkan kalau kita lihat dari subtansinya tidak semua arsip vital yang menjadi arsip statis. Oleh karena itu perlu dilakukan khusus akuisisi terhadap arsip statis dengan menggunakan azas subtantif pencipta arsip yang ada tiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) ataupun kecamatan sehingga arsip bisa menjadi memori kolektif pemerintah daerah
b) Preservasi
Preservasi adalah pelestarian dan perawatan terhadap arsip agar fisik dan informasi arsip tetap terlindungi dari kerusakan sehingga memudahkan dalam oenemuan kembali. Preservasi arsip dibedakan kepada dua yaitu preservasi preventif dan preservasi kuratif.
Preservasi preventif dapat dilakukan melalui menyimpanan dan menata arsip ditempat yang sesuai dengan standar penyimpanan preservasi arsip. Contohnya arsip statis disimpan ditempat yang suhunya terjaga dengan baik, tempat lokasi penyimpanan tidak dekat akses publik (Perka ANRI Nomor : 23 Tahun 2011).
Preservasi kuratif adalah preservasi yang dilakukan terhadap arsip statis yang sudah rusak. Kegiatan dapat dilakukan melalui restorasi, reproduksi atau mengalih mediakan arsip tersebut.
Dinas Arsip dan Perpsutakaan Daerah Kabupaten Bogor belum melakukan preservasi terhadap arsip statis dengan baik. Hal ini terlihat banyaknya arsip statis belum dikelola atau disimpan untuk menghindari kerusakan terhadap arsip. Dan jikapun arsip sudah rusak, tepatnya arsip yang berbentuk kertas belum pernah dilakukan restorasi ataupun reproduksi.
c) Pengolahan
Pengolahan arsip statis tidak sama dengan pengelolaan arsip statis. Arsip statis berfungsi sebagai memori kolektif bangsa, sebagai sumber iformasi dan sebagai bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan. Pengolahan arsip statis dengan menggunakan prinsip asal - usul (diolah berdasarkan unit pencipta) dan prinsip aturan asli (diolah berdasarkan klasifikasi arsip).
Pengolahan arsip statis dilakukan untuk terciptanya sarana temu balik arsip. Adapun sarana temu balik arsip statis adalah inventaris arsip (pendahuluan dan daftar arsip), daftar arsip dan guide arsip.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor belum melakukan pengolahan arsip statis dengan baik hal ini dapat diketahui dengan belum tersedianya daftar arsip statis, inventaris dan guide arsip. Sehingga dengan sarana temu balik tersebut bisa dilakukan layanan/akses kepada masyarakat.
d) Layanan akses arsip statis.
Pengelolahan arsip statis yang paling terakhir adalah dengan membuka akses/layanan arsip statis kepada para pengguna arsip seperti mahasiswa, masyarakat dan peneliti.Setelah arsip statis di akuisisi, dilakukan preservasi, diloah dengan membuatkan daftar inventaris arsip, guide arsip atau daftar arsip statis maka dibuka layanan akses arsip statis dengan meyediakan ruangan khusus akses atau baca arsip statis.
Pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor untuk pelayanan/akses belum dilakukan karena guide, inventaris dan daftar arsip statis belum tidak ada. Oleh karena itu Dinas Arsip dan Perpustakaan
Kabupaten Bogor perlu mengkaji lebih lanjut untuk menyediakan layanan/akses arsip statis dalam rangka mewujudkan pelayanan publik sesuai dengan Undang - Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Agar arsip bisa berfungsi sebagai sumber penelitian.
6) Pelaksanaan layanan informasi dan kearsipan oleh PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokokumentasi) pada Dinas Arsip dan Perpustakakan Daerah Kabupaten Bogor.
Pelayanan Informasi adalah menyediakan dan memberikan informasi yang bersumber dari arsip kepada pihak yang berhak dan/atau yang membutuhkan.Layanan informasi arsip dimaksudkan agar organisasi dapat menyediakan informasi yang bersumber dari arsip sebagai hasil aksi dan transaksi yang berguna dalam pelaksanaan kegiatan organisasi dan bagi kepentingan masyarakat. Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 dan Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamatkan bahwa semua informasi harus bisa di akses oleh masyarakat dalam rangka :
a. Menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik;
b. Mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik;
c. Meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik;
d. Mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan;
e. Mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak;
f. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau;
g. Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.
Seorang PPID yang melakukan koordinasi ke unit penyedia informasi untuk dipublikasikan. Dalam hal ini seorang arsiparis harus menyediakan semua daftar informasi dalam hal ini informasi yang berasal dari arsip aktif dan inkatif yang bisa diakses oleh masyarakat sepanjang informasi tersebut tidak termasuk kedalam informasi yang dikecualikan. (UU No 14 Tahun 2008, Ps. 17 dan UU no 43 Tahun 2009 Ps. 66).
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor selama ini belum melakukan pelayanan informasi yang baik kepada masyarakat hal ini dapat diketahui belum adanya daftar informasi publik yang bisa dipublis dan di akses oleh masyarakat. Maka dipandang perlu, Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor menyediakan daftar informasi publik kemudian menyerahkan ke PPID untuk dipublis.

7) Pelaksanaan Publikasi / Pameran Kearsipan pada Dinas Arsip dan Perpustakakan Daerah Kabupaten Bogor.
¨Bagi lembaga yang mengelola kearsipan, terdapat dua tanggung jawab moral, yaitu menyimpan, merawat dan melestarikan arsip sebagai warisan budaya bangsa, jati diri bangsa, dan kedua adalah tanggung jawab agar arsip yang dikelolanya itu dapat diakses dan dimanfaatkan untuk kemaslahatan bangsa dan negara.¨Salah satu upaya agar arsip dapat diakses/ dimanfaatkan oleh masyarakat adalah dengan menyelenggarakan Pemanfaatan Arsip hal ini dapat dilaksanakan melalui kegiatan pameran.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sudah mulai melaksanakan pameran kearsipan namun perlu ditingkatkan untuk materinya agar meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap arsip.
7) Pelaksanaan bimbingan konsultasi, supervisi dan pengawasan yang ada di Dinas Arsip dan Perpustakakan Daerah Kabupaten Bogor.
Bimbingan Kearsipan adalah proses pemberian bantuan yang dilakukan oleh seorang yang ahli dibidang kearsipan kepada SDM kearsipan pada Lembaga kearsipan/instansi agar SDM kearsipan yang dibimbing dapat mengembnagkan kemanpuan dibidang kearsipan.
Konsultasi adalah proses pertukaran pikiran atau permintaan pertimbangan saran/nasehat dibidang kearsipan yang dilakukan oleh SDM kearsipan kepada pengguna.
Pengawasan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan standar penyelenggaraan kearsipan. Kesesuaian antara teori dengan kaidah kearsipan yang terjadi dilapangan.
Pengawasan dibagi kepada dua yaitu pengawasan internal (OPD dan Kecamatan) dan pengawasan eksternal (BUMD dan Organisasi).
Adapun aspek pengawasan kearspan adalah :
Ø Ketaantan terhadap peraturan kearsipan.
Ø Program kearsipan.
Ø Pengelolaan arsip aktif dan inaktif dengan retensi yang kurang dari 10 tahun.
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor dalam hal ini sudah melakukan pembinaan kearsipan namun untuk pengawasannya perlu ditingkatkan. Pengawasan dilakukan kepada semua aspek pengelolaan arsip dengan menggunakan formulir pengawasan kearsipan. Hal tersebut juga bisa dilakukan perlombaan pengolaan arsip terbaik tingkat kecamatan dan organisasi tingkat daaerah.
5) Tugas, tanggung jawab dan angka kredit jabatan fungsional arsiparis.
Arsiparis adalah seorang PNS yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang.
Arsiparis dikompokan kepada dua yaitu : Arsiparis Kategori Keterampilan adalah arsiparis dgn kualifikasi teknisi atau penunjang profesional yg pelaksanaan tugas & fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis kearsipan. Sedangkan
Arsiparis Kategori Keahlian adalah arsiparis dgn kualifikasi profesional yg pelaksanaan tugas & fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan & teknologi kearsipan.
Kedudukan Jabatan Fungsional Arsiparis adalah
Ø Sebagai tenaga profesional di bidang kearsipan yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan kewenangannya pada lembaga negara, pemerintahan daerah termasuk desa dan perguruan tinggi negeri.
Ø Merupakan jabatan karier yang diduduki oleh PNS.
Ø Dalam kedudukannya sebagai tenaga profesional, Arsiparis memiliki fungsi, tugas, dan kewenangan di bidang kearsipan
Untuk tugas pokok dan fungsi arsiparis tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nosional Nomor 4 Tahun 2017 tentang Tugas Pokok Arsiparis (Arsiparis Terampil s/d Arsiparis Ahli utama. Sedangkan untuk penilaian angka kredit arsiparis berdasarkan Permenpan No. 13 Tahun 2016 tentang peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Menetapkan bahwa seorang arsiparis dinilai menggunakan SKP (Sasaran Kerja Pegawai) yang mana dalam SKP tersebut mendukung tugas pokok dan fungsi unit kerjanya sesuai dengan Perka Anri No. 4 Tahun 2017 kemudian nilai SKP di konfersikan ke angka kredit yang dinamakan dengan angka kredit komulatif.
Dalam penilaian SKP tersebut, Tim penilai angka kredit arsiparis harus mempedomani Perka ANRI No. 5 Tahun 2016 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis.
Sedangkan untuk pengangkatkan seorang arsiparis berdasarkan Perka ANRI No 7 Tahun 2017 tentang Impassing Nasional setelah tanggal 30 Juli 2017 harus melalui Impassing Nasional dengan Rekomndasi Pembina Kepegawaian bukan melalui pengangkat pertama lagi. Adapun pengkatan pertama arsiparis hanya berlaku sampai tanggal 30 Juli 2017.
BAB III
PENUTUP
Sebagai Lembaga Kearsipan Daerah yang megurusi bidang Kearsipan dan Perpustakaan maka Dinas Arsip dan Perpustakakan Daerah Kabupaten Bogor sesuai dengan Peraturan Bupati Bogor Nomor 65 Tahun 2016 tentang tugas, pokok dan fungsi serta tatalaksana Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah maka dipandang perlu melalukan peningkatan pengelolaan arsip. Hal tersebut dilakukan mulai dengan merevisi intsrumen pengelolaan arsip meliputi tata naskah dinas, kalsifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan akses arsip. Untuk pengelolaann arsip baik arsip dinamis dan statis harus lebih ditingkatkan.
Sedangkan untuk Sumber Daya Manusia Kearsipan dengan komposisi yang ada sekarang maka dipandang perlu memaksimalkan arsiparis yang ada dengan melibatkan ketiap unit kerja kearsipan dengan pertimbangan sesuai dengan Tupoksi arsiparis (PERKA ANRI No. 4 Tahun 2017 tentang Tupoksi Arsiparis) karena berdasarkan Permenpan 13 Tahun 2016 semua arsiparis dinilai dengan bukan menggunakan angka kredit arsiparis tapi menggunakan SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) kemudian mengkonfersikan nilai SKP tersebut ke Angka Kredit Komulatif.
Komentar
Posting Komentar